Les échanges par mails occupe une grande partie de notre quotidien. Dans le monde professionnel, plus de 36 emails sont reçus chaque jour par collaborateur en France. Au total, 75 emails sont échangés au quotidien. Pourtant, combien de temps avez-vous déjà perdu à essayer de retrouver les coordonnées de vos contacts lors d’un échange de courriels ? Nous, ça nous arrive régulièrement alors qu’une simple signature peut faciliter la vie à tous vos destinataires. Le potentiel qui en découle est colossal. Alors, pour éviter de passer à côté de vos signatures, on vous révèle les 5 étapes essentielles pour optimiser vos signatures de mail.

Étape 1 : Evaluez l’impact positif de vos signatures de mail

La signature mail n’est pas une simple décoration. Ses bénéfices sont nombreux et permettent d’accroître considérablement la visibilité d’une entreprise. Pour ce faire, il suffit d’assimiler les enjeux des signatures mails de vos collaborateurs. Voici en chiffres, les retombées d’une signature mail professionnelle bien conçue.

Mais attention si une signature mail peut ajouter un vrai plus au contenu de votre mail, mal réalisée, elle peut également desservir votre image de marque. Vous devez donc être attentif aux détails lors de sa création, pour faire de votre signature d’email une véritable arme commerciale.

Etape 2 : Sélectionnez uniquement les informations pertinentes

Pour optimiser vos signatures de mail, vous devez obligatoirement y insérer :

👉 Les informations personnelles

Les informations concernant l’identité de l’émetteur sont essentielles. Cela permet d’humaniser la relation client tout en facilitant la prise de contact. Vous devez donc ajouter votre nom, votre fonction et vos coordonnées. Mais ces coordonnées doivent impérativement être cliquables pour pousser à l’action votre destinataire. C’est un incontournable car aujourd’hui près de 61 % des personnes lisent leurs e-mails sur un smartphone. Ainsi, avoir un numéro cliquable permet de faciliter le retour téléphonique de votre interlocuteur et vous permet d’assurer une expérience client simple et agréable.

👉 La reconnaissance de la marque

Vous devez également promouvoir l’entreprise que vous représentez en la rendant bien visible et cohérente. Le logo est impératif ainsi qu’une redirection vers le site web de l’entreprise. C’est ultra efficace pour générer du trafic et attirer des clients potentiels à découvrir davantage sur votre entreprise. Cela déclenche de la conversation car ne l’oubliez pas, votre objectif est d’avoir une proposition de valeur claire afin d’optimiser vos signatures de mail.

👉 Les réseaux sociaux

Afin de fédérer votre communauté et de gagner en visibilité, vous devez ajouter des icones cliquables vers les réseaux sociaux de votre entreprise. C’est une méthode supplémentaire pour faire de votre signature une source de trafic. Votre signature s’intègre ainsi parfaitement dans votre stratégie de marketing digital pour augmenter vos performances.

Pour finir, voici quelques tips lorsque vous créez votre signature :

– Ajoutez une photo pour humaniser votre échange
– Animez votre signature à l’aide d’une bannière GIF
– N’oubliez pas d’utiliser un ton amical et énergique
– Vérifiez que tous vos liens fonctionnent
– Restez cohérent avec la charte graphique de votre entreprise
– Vérifiez le poids de votre signature pour éviter tout désagrément

Etape 3 : Accompagnez votre signature d’une campagne marketing

Nul besoin d’être designer professionnel pour créer une belle signature, mais des efforts nécessite d’être fait. Effectivement, pour vous différencier, nous vous conseillons d’ajouter une bannière cliquable pour relayer vos actualités. Un email collaborateur, c’est un espace publicitaire à exploiter. Associer un bandeau publicitaire à la signature mail de ses collaborateurs n’est pas une pratique très régulière dans les entreprises. Pourtant, c’est un levier très efficace pour l’acquisition et la fidélisation client. Une belle alternative à l’emailing classique ! Vous devez donc profitez de cette opportunité en communiquant vos informations à un maximum de contact. C’est un moyen de communication très apprécié car il n’est pas intrusif.

Vous pouvez inviter à participer à un évènement, présenter un nouveau produit ou encore relayer un podcast. C’est un contenu pertinent pour attiser la curiosité votre destinataire. La mise-en-forme a toujours son importance en communication et c’est valable également pour votre bannière ! Vous devez donc la travailler mais pas de panique, l’utilisation d’outils comme Canva vous facilite la vie avec des exemples prédéfinis.

Étape 4 : Sélectionnez le bon outil

Lors de la conception de votre signature, si vous utilisez les signatures par défaut de votre messagerie, vous allez vite être limité dans les fonctionnalités. Effectivement que vous travaillez sur Outlook, Yahoo, Gmail ou encore Exchange, vous ne pouvez pas personnaliser votre solution comme vous le désirez mais surtout vous n’êtes pas en mesure de faire de votre signature un outil de génération de trafic à part entière. Alors à moins que vous soyez expert en code HTML pour créer votre propre signature HTML, nous vous conseillons de passer par des outils de gestion de signatures mail.

En plus de vous faciliter la vie et de gagner du temps, certains outils sont particulièrement performants dans l’harmonisation des  signatures au sein d’une même société.

Une solution de gestion, nommée Boost My Mail , a particulièrement retenu notre attention. Elle déborde de possibilités et est pensée pour multiplier l‘impact de vos signatures. Vous êtes ainsi en mesure de créer des signatures mail respectant les enjeux RGPD ou même de concevoir des scénarios de campagnes afin d’afficher successivement, dans les signatures mail, de vos collaborateurs vos campagnes marketing. Vous pouvez également utiliser des templates de signature pour générer un visuel au top grâce au partenariat Boost My Mail x Canva. Il n’est pas nécessaire de passer par Photoshop ou Illustrator pour avoir une signature d’expert.

Étape 5 : Optimisez vos signatures de mail en les transmettant au plus grand nombre

Une fois les signatures créées, vous devez multiplier leur impact en les adaptant à l’ensemble de vos collaborateurs. Chacun de vos collaborateurs est en constante relation avec des prospects, des clients, ou encore des partenaires. Vous pouvez donc utiliser le réseau que vous avez si durement créé pour faire découvrir votre entreprise. Vous allez ainsi fidéliser vos relations et apporter une vraie valeur ajoutée à votre entreprise. Et tout cela passivement, sans le moindre effort !

Vous avez désormais toute la méthodologie pour créer une signature de mail optimisée afin de valoriser une image de marque professionnelle.