La signature de mail est un moyen de communication efficace pour échanger avec vos clients et prospects, découvrez nos conseils pour bien la créer. La signature mail doit être intégrée à votre stratégie de communication et de marketing : elle permet de diffuser des informations à vos clients et vos prospects.

Découvrez les 5 conseils à appliquer lors de la création de votre signature de mail.

Conseil n°1 : bien choisir sa photo dans votre signature de mail 

Il est important d’ajouter une photo de vous dans votre signature de mail pour l’humaniser, la rendre vivante et pour que vos interlocuteurs puissent mettre un visage sur votre nom.

Une erreur courante est le choix d’une mauvaise photo. Que ce soit un selfie ou une photo trop décontractée, c’est à bannir car ce n’est pas adapté au contexte professionnel. Il en va de votre image. Faites-vous plutôt prendre en photo.

Jouez la carte de la sobriété et de la simplicité avec un plan poitrine, de face de préférence, le visage bien visible et avec une tenue professionnelle. Un léger sourire est plus agréable qu’un visage fermé, car l’objectif est de susciter la sympathie de votre interlocuteur. Un décor minimaliste avec un fond uni est également plus apprécié qu’un décor chargé en couleurs et en éléments.

Le petit + : Vous pouvez même choisir un fond de la même couleur que l’identité graphique de votre entreprise, pour davantage de cohérence et ainsi pousser la personnalisation de votre signature de mail au maximum.

Conseil n°2 : le choix de la police

Le choix de la police que vous utilisez est également un élément auquel il faut réfléchir en amont.

L’erreur à ne pas faire dans votre signature de mail est donc de sélectionner une police trop rare ou bien illisible. Veillez en effet à ce que les fonts que vous utilisez soient standardisées et préinstallées sur la plupart des PC, pour un bon affichage dans les boîtes mails de vos récepteurs. Faites attention également à ce qu’elles soient parfaitement lisibles. Pour cela, choisissez des polices « simples ». Voici quelques exemples de polices courantes que l’on vous recommande d’utiliser :

• Helvetica
• Baskerville
• Gotham
• Didot
• Open Sans
• Montserrat…

Nos conseils pour votre signature de mail  : jouez la carte de la personnalisation en appliquant la couleur principale de votre identité graphique sur votre police pour davantage de cohérence et ainsi renforcer votre image de marque.  

Conseil n°3 : une signature de mail lisible et aérée

Une signature de mail doit être esthétiquement attrayante, agréable et harmonieuse pour l’œil. Elle doit être également claire et lisible, c’est pour cela qu’elle doit contenir uniquement les informations nécessaires pour être lue rapidement.

L’erreur à éviter est donc de surcharger de couleurs et d’éléments inutiles sa signature de mail professionnelle.

Ne mettez que les informations essentielles, en voici une liste ci-dessous :

• Votre identité (prénom + nom)
• Une photo de vous
• Le poste que vous occupez
• Le logo de votre entreprise
• Vos coordonnées (e-mail, téléphone, adresse postale…)
• Des liens vers vos réseaux sociaux (fortement conseillé pour générer du trafic)
• Une campagne avec des liens de redirection cliquables comme des calls to action

Concernant vos réseaux sociaux, insérez vos liens cliquables directement sur vos icônes pour faciliter vos interlocuteurs et ainsi favoriser l’interaction. Faites attention à ne mettre que les réseaux sociaux sur lesquels vous êtes actifs.

La campagne marketing via une bannière cliquable est un véritable levier de communication. Soignez son design afin de communiquer sur vos évènements, vos nouveautés, vos offres, vos contenus ou encore souhaiter vos vœux de fin d’année. Cette campagne doit être accompagnée de Calls To Action impactant tels que « En savoir plus », « Contactez-nous » ou encore « Rejoignez-nous ». Cela incitera la personne à cliquer et s’intéresser davantage à ce que vous proposez. C’est un véritable espace publicitaire, alors optimisez-le au maximum !

Conseil n°4 : gardez une cohérence graphique

Veillez à ce que l’ensemble de votre signature soit accordée en termes de couleurs utilisées. En effet, l’importance pour une marque d’établir une charte graphique claire et définie est primordiale afin d’être facilement reconnaissable et différenciante. Les couleurs que vous souhaitez utiliser doivent être réfléchies en amont et faire preuve d’une cohérence sur l’ensemble de vos supports, et ce, même sur votre signature de mail. Ainsi, il peut être judicieux que vous utilisiez les couleurs de votre charte graphique sur votre police, votre campagne ou encore le fond de votre photo. De ce fait, vos interlocuteurs comprendront aisément de quelle entreprise vous faites partie grâce à cette identité graphique poussée sur tous vos moyens de communication. 

Conseil n°5 : une signature de mail harmonisée

Enfin, le 5ème et dernier des conseils à appliquer dans votre signature de mail est l’harmonisation. En effet, vos collaborateurs sont vos meilleurs ambassadeurs de marque. Uniformisez vos signatures de mail à l’ensemble de vos collaborateurs afin d’accroître votre image de marque. Pour cela, notre outil de création et de gestion des signatures de mail est idéal et simple d’utilisation pour harmoniser vos signatures de mail, à l’ensemble de vos collaborateurs d’entreprise.

Quelques éléments techniques à connaître

Concernant la création d’une signature de mail professionnelle, il y a quelques règles techniques à respecter :

• Le format

Le format HTML vous permet de personnaliser intégralement votre signature de mail, tout en conférant un affichage optimisé sur les différentes boîtes mail de vos interlocuteurs. Ainsi, vous avez la possibilité d’insérer du contenu textuel et visuel, ainsi que d’autres types de contenu.

• Les dimensions adéquates

600 pixels de large et 250 pixels de hauteur sont les deux dimensions standards, pour une bonne visualisation de votre signature de mail sur tous les supports.

• Le poids idéal

Les pièces jointes et autres contenus alourdissent rapidement le poids de votre signature de mail. Faites de votre mieux en essayant de ne pas dépasser les 150 KO pour une signature sans bannière, ni visuel, ni gif. Pour une signature qui en contiendrait, tentez de ne pas aller au-delà de 500 KO.